Saksbehandler

Ansvarlig saksbehandler får tilgang til varslingsportalen ved at en administrator oppretter rollen under «brukere». Når rollen er opprettet, mottar du en e-post med et unikt
passord (som må byttes første gang) og kan dermed logge inn i systemet.

Dersom administrator tildeler et varsel til deg, vil du motta e-post med
informasjon at du er satt som ansvarlig saksbehandler i en ny
varslingssak. E-posten vil vise til en referanse som du vil finne igjen i varselets tittel i innboksen.

2.1 Hva kan ansvarlig saksbehandler se?

Etter innlogging i systemet vil du se din innboks / saksoversikt. Saksoversikten viser varslingssaker der du har en rolle.

Dersom du er invitert inn som medsaksbehandler i en sak, vil saken vises under «Invitert inn til»

3.0 Saksbehandling

Følgende funksjonalitet er tilgjengelig for deg som ansvarlig saksbehandler:

Kommunisere med varsler
Invitere inn medsaksbehandler
Opprette et nytt dokument
Sette kategori
Avslutte saken

Ansvarlig saksbehandler har tilgang til 5 forskjellige faner:

Varselet
Saksbehandling
Logg
Kommunikasjon
Aktivitetslogg (til høyre)

4.0 Varselet/Henvendelse

Her finner du informasjonen varsler har sendt inn.
Dersom varsler også har lastet opp vedlegg, finner du disse nederst. Det er mulig for både varsler og saksbehandler å laste opp filer ved å klikke på «Bla/Browse» (avhengig av språk i din nettleser) og velge aktuelle filer. Det er ingen begrensning på størrelse eller hvor mange filer som kan lastes opp, men filformatet må være i
gif, jpg, png, doc, docx eller txt. Husk at varsler kan se alt som lastes opp i denne arkfanen.

Alle tekstbokser kan justeres i størrelse ved å klikke i hjørnet og dra med musepeker (i Chrome, Firefox og nyeste versjon av Edge).

4.1 Kommunikasjon med varsler

I dialogfunksjon på venstre side har du mulighet til å kommunisere med varsler. Varsler får e-post om at saksbehandler har sendt en melding, og blir bedt om å logge seg inn i portalen for å se meldingen. Dersom varsler har valgt å være anonym, vil han/hun ikke motta e-post, men må logge seg inn for å se om saksbehandler har skrevet en melding.

4.2 Saksbehandling

I saksbehandlingsfanen kan du

Invitere inn medsaksbehandlere
Invitere in lesebruker
Velge kategori på varslet
Legge saken i mappe
Forespør om å avslutte saken (administrator må godkjenne

4.3 Invitere inn en lesebruker

For å invitere inn en lesebruker eller medsaksbehandler, klikk på knappen «Lesebrukere» og velg den aktuelle saksbehandleren i listen under:

Finner du ikke saksbehandleren du ønsker å invitere inn i listen over?

Da kan du fylle ut skjemaet under for å sende en direkte invitasjon. Vedkommende vil få tilgang til varselet og blir opprettet som en saksbehandler. Du kan når som helst fjerne tilgangen etter å ha sendt en direkteinvitasjon ved å klikke på «Fjern fra saken»-knappen.

4.4 Velge kategori på varslet

For å velge kategori på varslet, klikk på «sett kategori» knappen.

En nedtrekksmeny vil vises og du kan velge aktuell kategori. Om flere er aktuelle, velg den som passer best. Dersom ingen passer, velg «Annet», og gi en kort beskrivelse av tema for varselet i kommentarfeltet. Dersom du ønsker å fjerne kategori, velg nederste punkt i listen «(Ingen)».

4.5 Interne arbeidsnotater for saksbehandlere

Under saksbehandlingsfanen er det mulighet for å kommunisere med medsaksbehandler

4.6 Avslutte sak

For at en sak skal kunne avsluttes, må du som saksbehandler sende en avslutningsforespørsel til administrator. Klikk på «Avslutt sak»

Du må da velge en avslutnings kode for at saken skal lukkes. Administrator vil da motta en forespørsel om å avslutte saken.

4.7 Mine saksdokumenter

Du kan opprette dokument som du kan bruke i saksbehandlingen av varselet.

For å opprette et nytt dokument, trykk på “nytt dokument”

Når du klikker på opprett nytt dokument, kan du velge en av de forhåndsutfylte malene, eller opprette et nytt blankt dokument.

Har brukt mal “sjekkliste for saksbehandling” for demonstrasjon:

Når dokumentet er ferdigstilt trykker du på lagre og dokumentet vil være synlig under «mine saksdokumenter».

Dokumentene vil være synlige for medsaksbehandlere, administratorer og eventuelt lesebrukere som er innvitert inn.

Du kan også laste opp dokumenter. Nederst på siden finner du «last opp ny fil» Filene du laster opp vil være tilgjengelige under «Opplastet» til høyre.

4.7 Logg

I logg funksjonen kan du du føre inn ulike aktiviteter i saksbehandlingen. Aktivitetene legger seg etter dato, og gir derfor en oversikt over saksbehandlingen. For å registrere en ny aktivitet, trykker du på «ny rad», velg dato for hendelsen, fyll inn informasjon om aktiviteten, og trykk lagre.

4.8 Kommunikasjon

I denne fanen har du mulighet for å kommunisere med parter som kan være relevant for saken

Klikk på “opprett ny dialog”, og gi dialogen en tittel.

Dialogen lagres på høyre på side under «Mine dialoger»

Fyll inn kontaktinformasjon til personen/personene du ønsker å invitere inn , og trykk på “gi tilgang til dialog”.

Personen som får tilgang til dialogen, kan ikke se innholdet i varselet eller saksbehandlingen.

4.9 Registrere ny sak

Dersom du får kjennskap til varslingssak , kan du som saksbehandler registrere saken i portalen. Denne funksjonen finner du under «Min saksoversikt». Trykk deretter på «registrer ny sak» Varslingsskjemaet blir tilgjengelig, og du kan fylle ut informasjon om varselet

Under » varsler på vegne av» i skjemaet, kan du fylle inn navnet på på personen som ønsker å varsle. Du kan deretter fylle ut resten av varslingsskjemaet, og sende inn saken

4.10 Aktivitetslogg

Aktivitetsloggen viser hendelsesforløp tilknyttet det aktuelle varselet. Aktivitetsloggen vil vise oppføringer med klokkeslett for følgende hendelser:

Hvem som har åpnet varselet
Medsaksbehandler er invitert inn
Ansvarlig saksbehandler er tildelt
Varselet er avvist
Varselet er avsluttet

NIF – Saksbehandler