Saksbehandler
1.0 Hva kan ansvarlig saksbehandler se?
2.1.1 Kommunikasjon med varsler
2.2.1 Invitere inn medsaksbehandlere
2.2.2 Finner du ikke saksbehandleren du ønsker å invitere inn i listen?
2.4 Opprette dokument (Saksdokument)
2.5 Kommunikasjon med medsaksbehandler
1.0 Hva kan ansvarlig saksbehandler se?
Ansvarlig saksbehandler får tilgang til varslingsportalen ved at en administrator oppretter deg som bruker. Når rollen er opprettet, mottar du en e-post med et unikt passord (som må byttes første gang) og kan dermed logge inn i systemet. Dersom administrator tildeler et varsel til deg, vil du motta en e-post med informasjon at du er ansvarlig saksbehandler i en varslingssak. E-posten vil inneholde en referanse som du vil finne igjen i varselets tittel i innboksen.
Etter innlogging i systemet vil du se din innboks / saksoversikt. Saksoversikten viser varslingssaker der du har en rolle. Saker hvor du er ansvarlig saksbehandler ser du under “henvendelser”.
Dersom du er invitert inn som medsaksbehandler i en sak, vil saken vises under «Invitert inn til».
2.0 Saksbehandle et varsel
Klikk på henvendelsen for å åpne saken. Følgende funksjoner er tilgjengelig for deg som ansvarlig saksbehandler:
- Kommunisere med varsler
- Invitere inn medsaksbehandler
- Opprette dokument
- Velge kategori på saken
- Avslutte saken
Ansvarlig saksbehandler har tilgang til 5 forskjellige faner:
- Henvendelse
- Saksbehandling
- Logg
- Kommunikasjon
2.1 Varselet/Henvendelse
Under fanen henvendelse finner du informasjonen varsler har sendt inn. Dersom varsler har lastet opp et vedlegg, finner du disse nederst. Varsler og saksbehandler kan laste opp filer ved å klikke på “last opp ny fil” og velge aktuelle filer. Det er ingen begrensning på størrelse eller hvor mange filer som kan lastes opp, men filformatet må være i gif, jpg, png, doc, docx eller txt. Varsleren kan se alt som lastes opp i denne arkfanen. Alle tekstbokser kan justeres i størrelse ved å klikke i hjørnet og dra med musepeker (i Chrome, Firefox og nyeste versjon av Edge).
2.1.1 Kommunikasjon med varsler
I dialogfunksjonen på venstre side kan du kommunisere med varsleren. Varsleren vil få en e-post om at saksbehandler har sendt en melding, og blir bedt om å logge seg inn i portalen for å se meldingen.
2.2 Saksbehandling
I saksbehandlingsfanen kan du
- Invitere inn medsaksbehandlere
- Invitere in lesebruker
- Velge kategori på varslet
- Legge saken i mappe
- Forespør om å avslutte saken (administrator må godkjenne)
2.2.1 Invitere inn medsaksbehandlere
For å invitere inn en medsaksbehandler, klikk på knappen «Medsaksbehandlere» og velg den aktuelle saksbehandleren i listen under:
2.2.2 Finner du ikke saksbehandleren du ønsker å invitere inn i listen?
Dersom vedkommende du ønsker å invitere inn ikke er i listen, kan du sende en direkteinvitasjon. Vedkommende vil få tilgang til varselet og blir opprettet som saksbehandler. Du kan når som helst fjerne tilgangen etter å ha sendt en direkteinvitasjon ved å klikke på «Fjern fra saken»-knappen.
2.3 Velge kategori på varslet
For å velge kategori på varslet, klikk på «sett kategori» knappen.
En nedtrekksmeny vil vises og du kan velge aktuell kategori. Om flere er aktuelle, velg den som passer best. Dersom ingen passer, velg «Annet», og gi en kort beskrivelse av tema for varselet i kommentarfeltet. Dersom du ønsker å fjerne kategori, velg nederste punkt i listen «(Ingen)».
2.4 Opprette dokument (Saksdokument)
Du kan opprette dokument som kan brukes i saksbehandlingen.
Når du klikker på opprett nytt dokument, kan du velge en av de forhåndsutfylte malene, eller opprette et nytt blankt dokument.
Her er malen “sjekkliste for saksbehandling” som en demonstrasjon:
Når dokumentet er ferdigstilt trykker du på lagre og dokumentet vil være synlig under «mine saksdokumenter».
Dokumentene vil være synlige for medsaksbehandlere, administratorer, og eventuelt lesebrukere som er innvitert inn.
Du kan også laste opp dokumenter. Nederst på siden finner du «last opp ny fil». Filene du laster opp vil være tilgjengelige under «Opplastet» til høyre.
2.5 Kommunikasjon med medsaksbehandler
Under saksbehandlingsfanen er det mulighet for å kommunisere med medsaksbehandler, og administratorere.
2.6 Avslutte sak
Når saken er ferdigbehandlet, kan du klikke på «Avslutt sak».
Du må da velge en årsakskode i nedtrekksmenyen, og administrator får melding om at saken ønskes avsluttet.
2.7 Logg
I logg-funksjonen kan du du føre inn ulike aktiviteter i saksbehandlingen. Aktivitetene legger seg etter dato, og gir derfor en oversikt over saksbehandlingen. For å registrere en ny aktivitet, trykk på «ny rad», velg dato for hendelsen, og fyll inn informasjon om aktiviteten, og trykk lagre.
2.8 Kommunikasjon
I denne fanen har du mulighet for å kommunisere med parter som kan være relevante for saken.
Klikk på opprett ny dialog og oppgi tittel for dialogen.
Dialogen lagres på høyre på side under «Mine dialoger».
Fyll inn kontaktinformasjon til personen du ønsker å invitere inn , og trykk på “gi tilgang til dialog”.
3.0 Registrere en ny sak
Dersom du får kjennskap til en varslingssak gjennom et muntlig møte eller liknende, kan du som saksbehandler registrere saken i portalen. Denne funksjonen finner du under «Min saksoversikt». Trykk deretter på «registrer ny sak». Varslingsskjemaet blir tilgjengelig, og du kan fylle ut informasjon om varselet.
Under » varsler på vegne av» i skjemaet, kan du fylle inn navnet på personen som ønsker å varsle. Du kan deretter fylle ut resten av varslingsskjemaet, og sende inn saken.
4.0 Aktivitetslogg
Aktivitetsloggen viser hendelsesforløp tilknyttet det aktuelle varselet. Aktivitetsloggen vil vise oppføringer med klokkeslett for følgende hendelser:
– Hvem som har åpnet varselet
– Medsaksbehandler er invitert inn
– Ansvarlig saksbehandler er tildelt
– Varselet er avvist
– Varselet er avsluttet
