Meny

Når administrator tildeler deg en ny varslingssak, mottar du et e-postvarsel. I e-posten finner du en referanse (ID/nummer) til saken. Den samme referansen vises også i tittelfeltet på saken i innboksen din.

1.3 Innboks/ Saksoversikt

Etter innlogging ser du “Innboks”i menyen på venstre side. Her får du oversikt over alle innkommende saker.

Under “Mine saker” finner du alle varslingssaker der du er ansvarlig saksbehandler.

Dersom du er lagt til som medsaksbehandler, vises sakene under “Invitert til”, som ligger under “Mine saker” i saksoversikten.

2.0 Saksbehandle et varsel

Klikk på henvendelsen for å åpne saken. Følgende funksjoner er tilgjengelig for deg som ansvarlig saksbehandler:

Kommunisere med varsler
Invitere inn medsaksbehandler
Opprette dokument
Velge kategori på saken
Avslutte saken

Ansvarlig saksbehandler har tilgang til 5 forskjellige faner:

Henvendelse
Saksbehandling
Logg
Kommunikasjon
Aktivitetslogg

2.1 Varselet/Henvendelse

Under fanen henvendelse finner du informasjonen varsler har sendt inn. Dersom varsler har lastet opp et vedlegg, finner du disse nederst.

Varsler og saksbehandler kan laste opp filer ved å klikke på “last opp ny fil” og velge aktuelle filer. Det er ingen begrensning på størrelse eller hvor mange filer som kan lastes opp, men filformatet må være i gif, jpg, png, doc, docx eller txt.

Varsleren kan se alt som lastes opp i denne arkfanen. Alle tekstbokser kan justeres i størrelse ved å klikke i hjørnet og dra med musepeker (i Chrome, Firefox og nyeste versjon av Edge).

2.1.1 Kommunikasjon med varsler

I dialogfunksjonen på venstre side kan du kommunisere med varsleren. Varsleren vil få en e-post om at saksbehandler har sendt en melding, og blir bedt om å logge seg inn i portalen for å se meldingen.

2.1.2 Mottak av nye varsler i portalen

Når det sendes inn et nytt varsel i portalen, vil du som saksbehandler automatisk motta en e-post med beskjed om at en ny sak er registrert. E-posten inneholder informasjon om saken og en lenke til portalen, slik at du enkelt kan logge inn og behandle varselet videre.

2.2 Saksbehandling

I saksbehandlingsfanen kan du:

Invitere inn medsaksbehandlere
Invitere in lesebruker
Velge kategori på varslet
Opprette saksdokumenter
Forespør om å avslutte saken (administrator må godkjenne)

2.2.1 Invitere inn medsaksbehandlere

For å invitere inn en medsaksbehandler, klikk på knappen «Medsaksbehandlere» og velg den aktuelle saksbehandleren i listen under.

2.2.2 Finner du ikke saksbehandleren du ønsker å invitere inn i listen?

Dersom vedkommende du ønsker å invitere inn ikke er i listen, kan du sende en direkteinvitasjon. Vedkommende vil få tilgang til varselet og blir opprettet som saksbehandler.

Du kan når som helst fjerne tilgangen etter å ha sendt en direkteinvitasjon ved å klikke på «Fjern fra saken»-knappen.

2.3 Velge kategori på varslet

For å velge kategori på varslet, klikk på «sett kategori» knappen.

En nedtrekksmeny vises der du kan velge aktuell kategori.

Om flere passer, velg den som passer best.
Dersom ingen passer, velg “Annet” og skriv en kort beskrivelse i kommentarfeltet.
For å fjerne kategori, velg nederste punkt i listen: (Ingen).

2.4 Opprette dokument (Saksdokument)

Du kan opprette dokument som kan brukes i saksbehandlingen.

Når du klikker på “Nytt dokument” under “Saksdokumenter”, kan du velge en av de forhåndsutfylte malene, eller opprette et nytt tomt dokument.

Her er malen “Sjekkliste for saksbehandling” som en demonstrasjon:

Når dokumentet er ferdigstilt, klikker du på “Lagre dokument”. Dokumentet blir da synlig under “Saksdokumenter”.

Dokumentene vil være synlige for medsaksbehandlere, administratorer, og eventuelt lesebrukere som er invitert inn.

Du kan laste opp egne dokumenter under seksjonen “Last opp ny fil” nederst på siden.

Klikk på knappen “Velg filer” for å legge til dokumenter. Filene du laster opp blir tilgjengelige under “Velg filer”.

2.5 Kommunikasjon med medsaksbehandler

Under saksbehandlingsfanen er det mulighet for å kommunisere med medsaksbehandler, og administratorere.

2.6 Avslutte sak

Når saken er ferdigbehandlet, kan du klikke på «Avslutt sak».

Du må da velge en årsakskode i nedtrekksmenyen, og administrator får melding om at saken ønskes avsluttet.

2.7 Legg i mappe

Mappefungsjon er en funksjon som kan legges til i portalen og som gjør det mulig å organisere varsler på en oversiktlig måte. Ved hjelp av mappefungsjon kan du sortere varsler etter ulike kategorier, slik at det blir enklere å holde orden på sakene.

Du kan selv opprette og tilpasse kategorier basert på dine behov. Mappefungsjon bidrar til bedre struktur i portalen og gjør det enklere å jobbe effektivt med de ulike sakene.

2.7.1 Søkefunksjon for mapper i portalen

I portalen finnes det en funksjon som gjør det enklere å navigere blant mange mapper.
Når du har mer enn fem mapper i innboksen, vises et søkefelt automatisk over mappelisten.

Når du skriver i søkefeltet, blir mappene filtrert umiddelbart, uten at siden må lastes inn på nytt.
Søket er ikke avhengig av store eller små bokstaver, og finner alle mapper som inneholder teksten du skriver.

Dette gjør det raskere og enklere å finne riktig mappe når du har mange å håndtere.

2.8 Logg

I logg-funksjonen kan du føre inn ulike aktiviteter i saksbehandlingen.

Aktivitetene legger seg etter dato, og gir derfor en oversikt over saksbehandlingen.

For å registrere en ny aktivitet, trykk på «Ny rad», velg dato for hendelsen, og fyll inn informasjon om aktiviteten, og trykk lagre.

2.9 Kommunikasjon

I denne fanen har du mulighet for å kommunisere med parter som kan være relevante for saken.

Klikk på “Opprett ny dialog” og oppgi tittel for dialogen.

Dialogen lagres på høyre på side under «Mine dialoger».

Klikk på “Inviter inn”. Fyll inn kontaktinformasjon til personen du ønsker å invitere, og trykk på “Gi tilgang”.

2.9.1 Endre navn på dialoger

Når du oppretter en ny samtale under Kommunikasjonsfanen, legger du inn et navn på samtalen. Dette gjør det enklere å skille mellom ulike dialoger dersom du har flere pågående samtaler, og gir bedre oversikt.

Dersom du ønsker å endre navnet på en eksisterende samtale, kan du trykke på blyantikonet. Da får du muligheten til å redigere og oppdatere navnet slik du ønsker.

3.0 Aktivitetslogg

Aktivitetsloggen viser hendelsesforløpet som er knyttet til det aktuelle varselet. Hver oppføring registreres med dato og klokkeslett.

I aktivitetsloggen kan du blant annet se:

Når varselet er åpnet, og av hvem
Når en medsaksbehandler er invitert inn
Når ansvarlig saksbehandler er tildelt
Når et varsel er avvist
Når et varsel er avsluttet

4.0 Registrere en ny sak

Dersom du får kjennskap til en varslingssak gjennom et muntlig møte eller liknende, kan du som saksbehandler registrere saken i portalen.

Denne funksjonen finner du under “Saksbehandling” i innboksen. Trykk deretter på “Registrer ny sak”. Varslingsskjemaet blir da tilgjengelig, og du kan fylle ut informasjon om varselet.

I skjemaet har du muligheten til å fylle inn personopplysninger dersom varsler ønsker det. Deretter fyller du ut resten av varslingsskjemaet og sender inn saken.

5.0 Digitaliq AI

5.1 AI-Generert oppsummering av varslingssaker

Funksjonsoversikt:

Oppsummeringsfunksjonen er et støtteverktøy som gjør det mulig å generere AI-baserte oppsummeringer direkte i saken, uten at informasjon forlater sikre og etterlevelsesgodkjente systemer. Løsningen følger etablerte krav til personvern, tilgangsstyring og datakontroll.

AI-oppsummeringen er kun et hjelpemiddel, og saksbehandler har alltid det fulle og endelige ansvaret for alle faglige vurderinger og beslutninger.

AI-kreditter:

Tilgjengelige AI-kreditter: 50
Kreditter brukes hver gang en AI-oppsummering genereres.
Det kan kjøpes flere AI-kreditter ved behov.

Aktivering og deaktivering:

Funksjonen kan aktiveres eller deaktiveres under:
Innstillinger → Utvidelser