Administrator

1.0 Hvem er Administrator?

2.0 Brukeroversikt

3.0 Saksbehandling

4.0 Aktivitetslogg

5.0 Registrere ny sak

6.0 Statistikk og rapporter

1.0 Hvem er Administrator?

Den eller de som er ansvarlige for varslingsportalen får rollen «Administrator», og har tilgang til alle innkommende henvendelser for sin portal. Når du har fått bruker som administrator, får du en e-post med brukernavn og passord. Passordet må endres ved første innlogging. To-faktor-autentisering er en valgfri mulighet for alle administratorer og saksbehandlere, og ved aktivering må du godkjenne en kode du mottar på SMS for å kunne logge deg på.

1.1 Hva kan Administrator gjøre?

Administrator kan:

Saksbehandle henvendelsen selv (se brukerveiledning for ansvarlig saksbehandler)
Kommunisere med ansvarlig saksbehandler
Opprette og redigere brukere
Tildele sak til ansvarlig saksbehandler
Kommunisere med parter under saksbehandlingen
Avslutte saker
Avvise saker
Redigere portal

2.0 Brukeroversikt

Ved å klikke på «Brukere» i menyen på venstre side, vil du se oversikten over brukerne i portalen. Her kan administrator redigere eller opprette nye brukere.

2.1 Opprette nye brukere

For å opprette nye brukere, fyller du inn kontaktinformasjon til personen.

Velg deretter hvilken rolle brukeren skal ha. Der kan du velge mellom fire ulike roller:

Ansvarlig saksbehandler
Lesebruker (med tilgang til alle saker)
Lesebruker (Må inviteres per sak)
Administrator

2.2.1 Lesebruker

Lesebruker er en rolle som kun har lesetilgang. En lesebruker kan ikke gjøre endringer i systemet, behandle henvendelser eller kommunisere med andre.

Det finnes to ulike lesebrukere:

Lesebruker (med tilgang til alle saker): vedkommende kan se alle henvendelsene automatisk
Lesebruker (må inviteres per sak): vedkommende må inviteres inn på hver enkelt henvendelse.

2.2.2 Redigere eller deaktivere brukere

Klikk på «Rediger» i menyen for brukeroversikt. Her kan man endre bruker, endre roller, eller deaktivere bruker.

Klikk på «Lagre endringer» når informasjonen er utfylt.

3.0 Saksbehandling for administrator

Administrator har samme tilganger som Saksbehandler

Fanen «Administrator» er kun synlig for administrator. Administrator kan her tildele ansvarlig saksbehandler, avvise eller avslutte varselet.

3.1 Tildel ansvarlig saksbehandler

Klikk på knappen «Sett ansvarlig saksbehandler». Du får opp en liste over eksisterende saksbehandlere i portalen. Klikk «sett som ansvarlig saksbehandler» bak personen som skal være saksbehandler.

Ansvarlig saksbehandler vil motta en e-post om at han/hun er satt som ansvarlig saksbehandler, vedkommende vil få tilgang til varselet i sin innboks. Varselet vil fortsatt være synlig i administratorenes innboks.

Dersom du ikke finner den aktuelle saksbehandleren i listen, kan du opprette vedkommende som ny saksbehandler i systemet.

3.2 Avslutt sak

Ved å klikke på knappen «Avslutt saken» får du opp en nedtrekksmeny der du må velge en avslutningskode. Saken vil deretter få status som «Avsluttet».

3.3 Avvis sak

Ved å klikke på knappen «Avvis saken» får du opp en nedtrekksmeny der du må velge aktuell avvisningskode. Saken vil få status som «Avvist».

3.4 Avslutnings og avvisningskoder

Som administrator får du mulighet til å endre, og legge til koder. Se innstillinger.

4.0 Aktivitetslogg

I aktivitetsloggen lagres alle hendelser i saken. Den gir en oversikt over hvem som har vært inne i saken og hva som har blitt gjort.

5.0 Registrere ny sak

Dersom du får kjennskap til en varslingssak, kan du registrere saken i portalen på vegne av varsleren.

Denne funksjonen finner du under «Innboks”

Trykk på «Registrer ny sak» under “Innboks”

6.0 Statistikk og rapporter

Klikk på statistikk i menyen for å se statistikken over innkommende saker i varslingsportalen. Det er det inneværende året som er valgt som standard, men det kan endres ved å velge et annet år fra «Velg år» i nedtrekksmenyen.

6.1 Overblikk

Overblikk viser et stolpediagram med innkommende varsler fordelt på kategori for valgt år.

6.2 Innkommende varsler

Grafen viser innkommende varsler fordelt på om varsleren er anonym / ikke anonym.

6.3 Kakediagram

Kakedram viser innkommet varsel fordelt per kategori. Diagrammet viser for valgt periode og standard for hele inneværende år.

Det er mulig å laste ned diagrammet som et bilde, skrive ut, vise i fullskjerm eller eksportere ved å klikke på menyen oppe i høyre hjørne:

7.0 Dokumentbank

7.1 Laste opp dokumenter

Velg fil, og trykk last opp.

7.2 Mine dokumenter

Oversikt over dine dokumenter. Her kan du publisere dokumentene på forsiden om ønskelig.

8.0 Ressurser

Under ressurser finner du:

Maler for varslingsrutiner, varslingsplakat, etiske retningslinjer, samt IT & Sikkerhet.

9.0 Undersøkelsesmodul

9.1 Introduksjon

Undersøkelsesmodulen lar administratorer og saksbehandlere opprette og sende ut undersøkelser for å samle inn tilbakemeldinger fra brukere. Dette kan være nyttig for å evaluere varslingsprosessen og sikre kontinuerlig forbedring.

9.2 Hvem kan bruke funksjonen?

Undersøkelsesmodulen er tilgjengelig for administratorer og saksbehandlere. Administratorer kan opprette og sende ut undersøkelser, mens saksbehandlere kan motta og se resultater fra undersøkelsene.

9.3 Slik oppretter du en undersøkelse

Gå til Undersøkelser i menyen og klikk på Opprett ny undersøkelse.

Fyll ut «Undersøkelses tittel», og «Beskriv formålet med undersøkelsen (blir synlig for personer som skal ta den):» deretter trykk «Opprett ny undersøkelse»

Fyll ut nødvendige spørsmål, Du kan legge til flere spørsmål ved å klikke på Legg til spørsmål.

Når du er ferdig med å opprette undersøkelsen, klikk på Lagre for å lagre undersøkelsen.

9.4 Slik sender du en undersøkelse

Etter at du har lagret undersøkelsen, klikk på Del for å dele undersøkelsen.

Kopier lenken, og del den med ønsket målgruppe.

9.5 Slik ser du resultater fra en undersøkelse

Klikk på Undersøkelseresultater for å se svarene

9.6 Beste praksis

Bruk undersøkelsesmodulen regelmessig for å innhente tilbakemeldinger om varslingsprosessen.
Sørg for å formulere klare og konsise spørsmål som gjør det enkelt for brukere å gi nyttige svar.
Analyser resultatene nøye for å identifisere mulige forbedringsområder.

10.0 Innstillinger

10.1 Språk

Her kan du aktivere ønskende språk for portalen. Portalen er tilgjengelig på 29 ulike språk.

10.2 Funksjoner

Her konfigurerer du din portal. Last opp logo, velg tekst som vises på forsiden, bygg en trekkspillmeny eller endre fargelayout.

10.2.1 Tillat forespørsler med navn og identitet

Åpner portalen for at varsler kan sende inn sak/informasjonsforespørsel med navn og identitet.

10.2.2 Tillat anonym forspørsler

Åpner portalen for at varsler kan sende inn en sak anonymt.

10.2.3 Tillat flytting av saker

Har du flere underportaler, så kan du flytte saker mellom portaler.

10.2.4 La innsender velge direktemottaker

Varsler får mulighet til å velge at varslet skal gå direkte til en saksbehandler. Dette gjør at saken går direkte til valgt saksbehandler, og at administrator ikke ser saken. Varsler kan velge mellom de saksbehandlerne som er registrert i portalen.

10.2.5 La innsender selv sette kategori

Tillater innsender selv å sette kategori på varsler.

10.2.6 Innsender kan velge nivå/undernivå

Tillater varsler å velge nivå (portal) varselet skal sendes til. Dette kan være aktuelt i tilfeller der det er en organisasjon med flere nivåer (underportaler), for eksempel etter region eller land. Overordnet nivå (din portal) må ha denne aktivert.

10.2.7 QR-kode

QR-koden leder direkte til portalen. Denne kan skrives ut og henges opp på en varslingsplakat, eller tilgjengeliggjøres på intranettside.

10.2.8 Funksjoner

10.2.8.1 Aktiver mappeløsning

Aktiverer mappeløsning for innkommende varsler.

10.2.8.2 Aktiver kommunikasjonsmodul

Aktiverer kommunikasjonsmodulen, som gjør at saksbehandler kan opprette dialog med eksterne parter.

10.2.8.3 Aktiver dokumentmodul

Aktiverer dokumentmodul, som gjør det mulig å opprette saksdokumenter.

10.2.8.4 Omgjør forsiden på denne portalen til en portalvelger

Aktivere forsiden som portalvelger. Det betyr at forsiden på denne portalen blir automatisk omgjort til en mer visuell portalvelger, som gjør det lettere å velge hvor saken skal sendes til. Må bare brukes dersom denne portalen har flere underportaler. Anbefaling: Bruk bilder med helt like formater på alle portalene, da ser det best ut.

10.2.9 Parametere

10.2.9.1 Last opp logo

Last opp logo, eller endrer logo som vises på forsiden.

10.2.9.2 Logo bredde

Ønsker du å endre pixelene på din logo for forsiden, kan du gjøre dette her. 300px står som standar

10.2.9.3 Egne roller i varslingsskjemaet

Her kan man legge til roller, og endre roller som varsler kan velge under innsending av sak

10.2.9.4 Erstatt “Ditt arbeidssted” med følgende:

Endrer «Ditt arbeidssted» med det du ønsker. For eksempel: «Min klubb»

10.3 Kategorier og koder

Opprett kategorier og koder for å få bedre oversikt over dine saker

Opprett kategorier og tilknytt en fargekode. Kategorier brukes for at saksbehandler skal kunne kategorisere saker, filtrere i innboksen og skape statistikk.

Fyll ut navn på kategori og klikk «Opprett ny kategori». Kategorien kan velges når saksbehandler skal saksbehandle saken.

10.3.1 Avslutningskoder

Brukes når en sak lukkes og ansees som ferdig behandlet.

Fyll ut navnet på koden og klikk «Opprett ny avslutningskode». Avslutningskoden kan nå velges når en sak skal avsluttes.

10.3.2 Avvisningskoder

Brukes når en sak avvises (for eks. på bakgrunn av manglende informasjon eller dersom det ikke er en reell varslingssak)

Fyll inn navn på koden og klikk «Opprett ny avvisningskode». Avvisningskoden kan nå velges når saken skal avvises.

10.4 Innledningstekst på forsiden

Opprett og endre tekster som vises på forsiden på din portal. Du kan opprette tekster for de språkene du har aktivert

10.4.1 Informasjon om innmelding (nedtrykksmeny)

Påse at det ikke eksisterer unødvendig mellomrom eller luft i tekst under. Teksten vil automatisk bli bygget inn i en nedtrekksmeny som vises på forsiden. Bruk “Heading 1” for hovedoverskrifter