Hvem er Administrator?
Medlemmer i Lokal varslingsordning har rollen «Administrator», og har tilgang til alle innkomne varsler for sin byrådsavdeling. Det er kun Superbruker som kan opprette en Administrator. Når din rolle som administrator er opprettet, får du en epost med brukernavn og passord. Passordet må endres ved første innlogging. To-faktor-autentisering er aktivert for alle administratorer og saksbehandlere, og du må godkjenne en kode du mottar på SMS for å kunne logge deg på.
Hva kan Administrator gjøre?
Administrator kan:
- Saksbehandle varselet selv (se brukerveiledning for ansvarlig saksbehandler)
- Opprette nye brukere
- Tildele ansvarlig saksbehandler
- Avslutte saker
- Avvise saker
- Kommunisere med ansvarlig saksbehandler
Etter innlogging i systemet vil du se din innboks / saksoversikt. Alle varsler som sendes inn i din byrådsavdeling, vil vises i innboken til alle medlemmer i lokal varslingsordning
Brukeroversikt
Ved å klikke på «Brukere» i menyen vil Administrator se brukeroversikten for den aktuelle byrådsavdeling. Her kan Administrator redigere eller opprette nye brukere.
Redigere brukere
Klikk på «Rediger» i menyen for tilgang til å redigere felt for:
- Fornavn
- Etternavn
- Epost
- Tlf
Klikk på «Lagre endringer» når ny informasjon er utfylt.
Opprette nye brukere
Administratorer kan kun opprette ansvarlige saksbehandlere, eller lesebrukere (se informasjon om rollen nedenfor). En Administrator kan ikke opprette en annen Administrator, da må Superbruker kontaktes.
OBS: To-faktor-autentisering vil automatisk aktiveres ved oppretting av ny bruker. Vær ekstra oppmerksom på at telefonnummeret stemmer. Brukeren vil ved pålogging neste gang motta en SMS som krever godkjenning av kode. Dersom telefonnummer er lagt inn feil kan du ved en senere anledning redigere, se pkt. over «Redigere brukere».
– Rolle: Lesebruker
Lesebruker er en rolle som kun har lesetilgang. En lesebruker kan ikke gjøre endringer i systemet, behandle varsler eller kommunisere med andre. En lesebruker vil se alle saker i sin byrådsavdeling, uten å trenge å bli individuelt invitert inn. Lesebruker er en rolle for kommunaldirektør eller den kommunaldirektør utpeker til å opptre på vegne av seg.
Saksbehandling
Administrator har alle tilganger som ansvarlig saksbehandler, ref egen brukerveiledning.
Fane: Lokal varslingsordning
Arkfane «Lokal varslingsordning» er synlig kun for administratorer i byrådsavdelingen. Det er her Administrator tildeler ansvarlig saksbehandler, avviser eller avslutter varselet. Det er også tilrettelagt for interne arbeidsnotater.
Tildel ansvarlig saksbehandler
Klikk på knappen «Sett ansvarlig saksbehandler». Du får opp en liste over eksisterende saksbehandlere i din byrådsavdeling. Klikk «Velg som ansvarlig saksbehandler» bak personen som skal være ansvarlig for at varselet saksbehandles
Når du klikker på knappen, mottar ansvarlig saksbehandler en epostmelding, og vedkommende vil ha varselet i sin innboks. Varselet vil fortsatt være synlig i administratorenes innboks.
Dersom du ikke finner den aktuelle saksbehandleren i listen, klikk på lenken «gå til brukersiden for å opprette en ny saksbehandler». Du kan da opprette vedkommende som ny saksbehandler i systemet. Når dette er gjort vil vedkommende vises i listen.
Avslutt sak
Ved å klikke på knappen «Avslutt saken» får du opp en nedtrekksmeny. Velg herfra aktuell avslutningskode og saken vil få status «Avsluttet».
Avvis sak
Ved å klikke på knappen «Avvis saken» får du opp en nedtrekksmeny. Velg herfra aktuell avvisningskode og saken vil få status «Avvist».
Dersom saken allerede er kategorisert, vil du få opp en advarsel som ser slik ut:
Du kan fjerne kategori ved å gå i saksbehandling-arkfanen og velge kategori «Ingen».
Fane: Intern kommunikasjon
Under fane for intern kommunikasjon kan du kommunisere direkte med ansvarlig saksbehandler. Skriv i feltet og klikk på «Send melding» for å sende en melding. Ansvarlig saksbehandler vil motta en e-post om ny kommunikasjon i denne fanen. Alle administratorer mottar en epost dersom ansvarlig saksbehandler skriver en melding.
Merk: eventuelle medsaksbehandlere som er invitert inn vil ikke ha tilgang til denne fanen. Det er kun administrator/lokal varslingsordning og ansvarlig saksbehandler som ser dialog her.