Administrator brukerveiledning

1.0 Administrator

1.1 Hvem er administrator?

Administrator er den eller de som har ansvar for varslingsportalen i organisasjonen. Rollen gir tilgang til alle innkommende saker i portalen.

1.1.1 Første innlogging

Når du får tildelt rollen som administrator, mottar du en e-post med:

• Brukernavn
• Midlertidig passord

Ved første innlogging må du bytte til et personlig passord.

1.1.2 Sikker innlogging med to-trinnsbekreftelse

Administratorer og saksbehandlere kan aktivere to-trinnsbekreftelse for økt sikkerhet. Ved innlogging mottar du en kode på SMS som du må skrive inn for å få tilgang. Vi anbefaler å aktivere to-trinnsbekreftelse for å beskytte sensitive opplysninger.

1.2 Hva kan administrator gjøre?

Som administrator kan du:

• Se og behandle alle innkommende saker
• Tildele saker til saksbehandlere
• Kommunisere med ansvarlig saksbehandler
• Opprette, redigere og deaktivere brukere
• Redigere innstillinger og tilpasse portalen
• Administrere dokumentbanken
• Generere og se statistikk og rapporter
• Registrere nye saker på vegne av varsler
• Endre eller legge til avslutnings- og avvisningskoder
• Kommunisere med parter under saksbehandlingen
• Avslutte saker
• Avvise saker
• Redigere portal
• Flytte filer mellom faner i en sak

2.0 Brukeroversikt

Brukeroversikten gir administrator en enkel måte å se og håndtere alle registrerte brukere i portalen. Her kan du holde oversikt over hvem som har tilgang, og administrere brukernes informasjon og roller. Ved å klikke på “Brukere” i menyen på venstre side, vil du se oversikten over brukerne i portalen. 

Dette finner du i brukeroversikten:

• En liste over alle registrerte brukere
• Informasjon om brukernes roller og status
• Mulighet til å administrere tilganger og roller

2.1 Opprette nye brukere

Denne funksjonen finner du under menyvalget Brukere i portalen.

For å opprette nye brukere i portalen, fyller du inn kontaktinformasjon til personen.

Velg deretter hvilken rolle brukeren skal ha. Der kan du velge mellom fire ulike roller:

• Ansvarlig saksbehandler
• Lesebruker (med tilgang til alle saker)
• Lesebruker (Må inviteres per sak)
• Administrator

2.1.1 Lesebruker

Lesebruker er en rolle som kun har lesetilgang. En lesebruker kan ikke gjøre endringer i systemet, behandle henvendelser eller kommunisere med andre.

Det finnes to ulike lesebrukere:

• Lesebruker (med tilgang til alle saker): vedkommende kan se alle henvendelsene automatisk
• Lesebruker (må inviteres per sak): vedkommende må inviteres inn på hver enkelt henvendelse.

2.1.2 Redigere eller deaktivere brukere

For å redigere eller deaktivere en bruker i portalen, klikker du på “Rediger” i menyen for brukeroversikten. Her kan man endre bruker, endre roller, eller deaktivere bruker. 

Når du er ferdig med å gjøre endringene, klikker du på “Lagre endringer” for å bekrefte og oppdatere informasjonen.

3.0 Saksbehandle et varsel

Når du har åpnet en varslingssak fra innboksen, kommer du inn i saksvisningen.

Som administrator og ansvarlig saksbehandler har du tilgang til fem faner:

1. Henvendelse
2. Administrator (kun for administratorer, ikke saksbehandlere)
3. Saksbehandling
4. Logg
5. Kommunikasjon (hvis aktivert)

3.1 Varselet/Henvendelse

Under fanen henvendelse finner du informasjonen varsler har sendt inn. Dersom varsler har lastet opp et vedlegg, finner du disse nederst. Varsler og saksbehandler kan laste opp filer ved å klikke på “last opp ny fil” og velge aktuelle filer. Det er ingen begrensning på størrelse eller hvor mange filer som kan lastes opp, men filformatet må være i gif, jpg, png, doc, docx eller txt. Varsleren kan se alt som lastes opp i denne arkfanen. Alle tekstbokser kan justeres i størrelse ved å klikke i hjørnet og dra med musepeker (i Chrome, Firefox og nyeste versjon av Edge).

3.1.1 Kommunikasjon med varsler

I dialogfunksjonen på venstre side kan du kommunisere med varsleren. Varsleren vil få en e-post om at saksbehandler har sendt en melding, og blir bedt om å logge seg inn i portalen for å se meldingen.

3.1.2 Mottak av nye varsler i portalen

Når det sendes inn et nytt varsel i portalen, vil du som saksbehandler automatisk motta en e-post med beskjed om at en ny sak er registrert. E-posten inneholder informasjon om saken og en lenke til portalen, slik at du enkelt kan logge inn og behandle varselet videre.

3.2 Administrator

3.2.1 Tildel ansvarlig saksbehandler

Klikk på knappen “Sett ansvarlig saksbehandler”. Du får opp en liste over eksisterende saksbehandlere i portalen. Klikk “sett som ansvarlig saksbehandler” bak personen som skal være saksbehandler.

Ansvarlig saksbehandler vil motta en e-post når vedkommende blir tildelt rollen som ansvarlig saksbehandler. Saksbehandleren får da tilgang til varselet i sin innboks. Varselet vil fortsatt være synlig i administratorenes innboks.

Dersom du ikke finner den aktuelle saksbehandleren i listen, kan du opprette vedkommende som ny saksbehandler i systemet.

3.2.2 Avslutt sak

Ved å klikke på knappen “Avslutt saken” får du opp en nedtrekksmeny der du må velge en avslutningskode. Saken vil deretter få status som “Avsluttet”.

3.2.3 Avvis sak

Ved å klikke på knappen “Avvis saken” får du opp en nedtrekksmeny der du må velge aktuell avvisningskode. Saken vil få status som “Avvist”.

3.2.4 Avslutnings og avvisningskoder

Som administrator får du mulighet til å endre, og legge til koder. Se innstillinger.

Slik legger du til en avslutningskode:

Slik legger du til en avvisningskode:

3.2.5 Flytt sak

Ved å klikke på knappen “Flytt sak” får du muligheten til å sende saken til riktig portal eller avdeling. Når du har valgt ønsket portal og godkjent flyttingen, vil varslingssaken dukke opp i den valgte portalen.

3.2.6 Ekskludering av administratorer før flytting av saker

Systemet gir muligheten til å ekskludere administratorer fra underportaler før en sak flyttes dit. Dette sikrer at sensitiv informasjon ikke blir tilgjengelig for inhabile personer underveis i prosessen.

3.2.6.1 Slik bruker du funksjonen

1. Åpne saken i innboksen.

2. Gå til fanen «Administrator».

3. Klikk på «Vis ekskluderingsverktøy» for å åpne oversikten.

4. Gå gjennom listen over administratorer, som er gruppert slik:

• Nåværende portal (grå bakgrunn) – Administratorene som per i dag har tilgang til saken.
• Underportaler (gul bakgrunn) – Administratorer fra datterselskaper eller andre underliggende portaler.

5. Velg administratorene du ønsker å ekskludere (maksimalt fire om gangen).

6. Klikk «Ekskluder valgte administratorer». De valgte administratorene mister da tilgangen til saken.

3.2.6.2 Hvordan dette ser ut for mottakerportalen

Når en sak flyttes til en portal der én eller flere administratorer er ekskludert, vil saken fortsatt være synlig i oversiktene deres, men de vil ikke ha tilgang til å åpne eller se innholdet i saken.

3.2.6.3 Legge en ekskludert administrator til igjen

Hvis en person skal få tilgang til saken igjen, kan dette gjøres på samme sted som ekskluderingsverktøyet.

Knappen «Inkluder igjen» er markert i grønt ved siden av personen som er fjernet, og gir mulighet til å legge administratoren til igjen.

3.2.7 Flytte filer mellom faner i en sak

Administratorer har mulighet til å flytte opplastede filer mellom faner i samme sak. Dette kan brukes dersom en fil er lastet opp i feil fane, eller senere skal høre hjemme et annet sted i saksforløpet.

Filer kan flyttes mellom følgende faner:

• Henvendelse
• Saksbehandling
• Administrator
• Intern kommunikasjon
• Spesifikke dialoger under Kommunikasjon

Flytting støttes også i dialoger der eksterne parter er invitert.

3.2.7.1 Slik flytter du en fil

1. Gå til fanen der filen ligger.
2. Finn aktuell fil og velg Flytt fil.
3. Velg ønsket mål-fane i dialogvinduet.
4. Bekreft flyttingen.

Filen flyttes umiddelbart og vises i valgt fane.

3.2.7.2 Tilgang, logging og språk

• Kun administratorer (eller høyere) med tilgang til saken kan flytte filer.
• Flytting kan kun utføres når du befinner deg i riktig sak.
• Alle filflyttinger registreres automatisk i aktivitetsloggen, med informasjon om hvem som har flyttet filen, hvilken fil som er flyttet, og hvilken fane filen er flyttet fra og til.
• Tekstene i flyttedialogen og aktivitetsloggen er tilgjengelige på følgende språk: bokmål, nynorsk, engelsk, svensk, dansk, finsk, tysk og samisk.

3.3 Saksbehandling

I saksbehandlingsfanen kan du

• Invitere inn medsaksbehandlere
• Invitere in lesebruker
• Velge kategori på varslet
• Legge saken i mappe (hvis aktivert)
• Avslutte saken

3.3.1 Invitere inn medsaksbehandlere

For å invitere inn en medsaksbehandler, klikk på knappen “Medsaksbehandlere” og velg den aktuelle saksbehandleren i listen under:

3.3.2 Finner du ikke saksbehandleren du ønsker å invitere inn i listen?

Dersom vedkommende du ønsker å invitere inn ikke er i listen, kan du sende en direkteinvitasjon. Vedkommende vil få tilgang til varselet og blir opprettet som saksbehandler. Du kan når som helst fjerne tilgangen etter å ha sendt en direkteinvitasjon ved å klikke på “Fjern fra saken”-knappen.

3.3.3 Velge kategori på varslet

For å velge kategori på varslet, klikk på “sett kategori”-knappen.

En nedtrekksmeny vil vises, og du kan velge én eller flere relevante kategorier. Dersom flere kategorier er aktuelle, kan du markere alle som passer for varselet.

Hvis ingen av kategoriene er dekkende, velg «Annet» og gi en kort beskrivelse av tema for varselet i kommentarfeltet.

Dersom du ønsker å fjerne valgte kategorier, velg nederste punkt i listen «(Ingen)».

3.4 Opprette dokument (Saksdokument)

Du kan opprette dokumenter som kan brukes i saksbehandlingen.

Når du klikker på opprett nytt dokument, kan du velge en av de forhåndsutfylte malene, eller opprette et nytt blankt dokument.

Malen «Sjekkliste for saksbehandling» vises under som eksempel:

Når dokumentet er ferdigstilt trykker du på “lagre dokumentet” og dokumentet vil være synlig under “mine saksdokumenter”.

Dokumentene vil være synlige for medsaksbehandlere, administratorer, og eventuelt lesebrukere som er invitert inn.

Du kan også laste opp dokumenter. Nederst på siden finner du “last opp ny fil”. Filene du laster opp vil være tilgjengelige under “Opplastet”.

Slik oppretter du et nytt saksdokument:

3.5 Kommunikasjon med medsaksbehandler

Under saksbehandlingsfanen er det mulighet for å kommunisere med medsaksbehandler, og administratorer.

3.6 Legg i mappe

Mappefungsjon er en funksjon som kan legges til i portalen og som gjør det mulig å organisere varsler på en oversiktlig måte. Ved hjelp av mappefungsjon kan du sortere varsler etter ulike kategorier, slik at det blir enklere å holde orden på sakene.

Du kan selv opprette og tilpasse kategorier basert på dine behov. Mappefungsjonen bidrar til bedre struktur i portalen og gjør det enklere å jobbe effektivt med de ulike sakene.

3.6.1 Søkefunksjon for mapper i portalen

I portalen finnes det en funksjon som gjør det enklere å navigere blant mange mapper.
Når du har mer enn fem mapper i innboksen, vises et søkefelt automatisk over mappelisten.

Når du skriver i søkefeltet, blir mappene filtrert umiddelbart, uten at siden må lastes inn på nytt.
Søket er ikke avhengig av store eller små bokstaver, og finner alle mapper som inneholder teksten du skriver.

Dette gjør det raskere og enklere å finne riktig mappe når du har mange å håndtere.

3.7 Avslutte sak (forespørsel)

Som administrator kan du avslutte saken selv uten å sende en forespørsel, siden det er administrator som skal godkjenne. Likevel har man som administrator tilgang til å avslutte saken under fanen Saksbehandling, men da sendes det en forespørsel om å avslutte saken.

Derfor kan du, dersom du skal avslutte en sak, gå inn på fanen Administrator i stedet og avslutte saken direkte der.

3.8 Logg

I logg-funksjonen kan du føre inn ulike aktiviteter i saksbehandlingen. Aktivitetene legger seg etter dato, og gir derfor en oversikt over saksbehandlingen.

For å registrere en ny aktivitet, trykk på “ny rad”, velg dato for hendelsen, og fyll inn informasjon om aktiviteten, og trykk “Lagre og sorter”.

3.9 Kommunikasjon

I denne fanen har du mulighet for å kommunisere med parter som kan være relevante for saken.

Klikk på “Opprett ny dialog” og oppgi tittel for dialogen.

Dialogen lagres på høyre på side under “Mine dialoger”.

For å sende en invitasjon til en ny bruker, trykk på “Inviter inn”. Fyll inn kontaktinformasjon til personen du ønsker å invitere inn , og trykk på “Gi tilgang til dialog”.

3.9.1 Endre navn på dialoger

Når du oppretter en ny samtale under Kommunikasjonsfanen, legger du inn et navn på samtalen. Dette gjør det enklere å skille mellom ulike dialoger dersom du har flere pågående samtaler, og gir bedre oversikt.

Dersom du ønsker å endre navnet på en eksisterende samtale, kan du trykke på blyantikonet . Da får du muligheten til å redigere og oppdatere navnet slik du ønsker.

4.0 Aktivitetslogg

I aktivitetsloggen lagres alle hendelser i saken. Den gir en oversikt over hvem som har vært inne i saken og hva som har blitt gjort.

5.0 Registrere ny sak

Dersom du får kjennskap til en varslingssak, kan du registrere saken i portalen på vegne av varsleren.

Denne funksjonen finner du under “Innboks”

Trykk på “Registrer ny sak” under “Saksbehandling”

Når du klikker på “Rediger ny sak”, åpnes et skjema du kan fylle ut på vegne av varsleren.

Her kan du blant annet velge om varsleren skal motta meldinger om oppdateringer i varselet, og om varsleren skal ha mulighet til å delta i dialogen i saken. Dette bidrar til bedre kommunikasjon ved å bruke portalen som en felles kommunikasjonsplattform.

6.0 Statistikk og rapporter

Klikk på “Statistikk” i menyen for å se statistikken over innkommende saker i varslingsportalen. Det er det inneværende året som er valgt som standard, men det kan endres ved å velge et annet år fra “Velg år” i nedtrekksmenyen.

6.1 Overblikk

Overblikk viser et stolpediagram med innkommende varsler fordelt på kategori for valgt år.

6.2 Dashboard

Dashboardet gir oversikt over innkomne varsler og tilhørende kategorier for en valgt periode. Du velger selv tidsperioden du ønsker å se statistikk for, og kan deretter tilpasse visningen ved hjelp av filtrering.

6.2.1 Filtrering av statistikk

Du kan tilpasse statistikken ved å kombinere inkludering, matching og ekskludering av kategorier.

Inkluder kategorier
Velg én eller flere kategorier som skal inngå i statistikken.

Match
Velg hvordan de inkluderte kategoriene skal tolkes:

• Alle valgte (OG) – kun varsler som inneholder alle de valgte kategoriene tas med
• Minst én valgt (ELLER) – varsler som inneholder minst én av de valgte kategoriene tas med

Ekskluder kategorier
Velg kategorier som ikke skal tas med i statistikken. Varsler som inneholder disse kategoriene vil bli utelatt, selv om de ellers oppfyller kriteriene over.

Denne kombinasjonen gir deg full kontroll over hvilke varsler som vises i statistikken.

6.3 Innkommende varsler

Grafen viser innkommende varsler fordelt på om varsleren er anonym / ikke anonym.

6.4 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid per måned

I seksjonen “Gjennomsnittlig saksbehandlingstid per måned” ser du en oversikt over saksbehandlingstiden måned for måned i den valgte perioden

6.5 Innkommet sak per kategori

Kakediagrammet viser innkomne varsler fordelt på kategori for den valgte perioden.

6.6 Innkommet sak per kategori

Her finner du statistikk over hvor mange innkommende varslingssaker som tilhører de ulike kategoriene.

6.7 Matrise

Nederst på siden finner du en matrise som viser en oversikt over alle varslingssakene.

6.8 Last ned statistikk

Det er mulig å laste ned diagrammet som et bilde, skrive ut, vise i fullskjerm eller eksportere ved å klikke på menyen oppe i høyre hjørne:

7.0 Dokumentbank

7.1 Laste opp dokumenter

Velg fil, og trykk last opp.

7.2 Mine dokumenter

Under “Mine dokumenter” finner du en fullstendig oversikt over dine lagrede dokumenter, og du kan velge å publisere dem på forsiden ved behov.

8.0 Ressurser

Under ressurser finner du:

• Maler for varslingsrutiner, varslingsplakat, etiske retningslinjer, samt IT & Sikkerhet.

9.0 Undersøkelsesmodul

9.1 Introduksjon

Undersøkelsesmodulen lar administratorer og saksbehandlere opprette og sende ut undersøkelser for å samle inn tilbakemeldinger fra brukere. Dette kan være nyttig for å evaluere varslingsprosessen og sikre kontinuerlig forbedring.

9.2 Hvem kan bruke funksjonen?

Undersøkelsesmodulen er tilgjengelig for administratorer og saksbehandlere. Administratorer kan opprette og sende ut undersøkelser, mens saksbehandlere kan motta og se resultater fra undersøkelsene.

9.3 Slik oppretter du en undersøkelse

Gå til “Undersøkelser” i menyen og klikk på “Opprett ny undersøkelse”.

Fyll ut feltene, og trykk deretter på “Opprett ny undersøkelse”

Fyll ut spørsmålene du ønsker å ha med i undersøkelsen. For å legge til flere, klikker du på “Legg til spørsmål”.

Når du er ferdig med å opprette undersøkelsen, klikk på “Lagre” for å lagre undersøkelsen.

9.4 Slik sender du en undersøkelse

Etter at du har lagret undersøkelsen, klikk på “Del” for å dele undersøkelsen.

Kopier lenken, og del den med ønsket målgruppe.

9.5 Slik ser du resultater fra en undersøkelse

Klikk på “Resultater” for å se svarene.

9.6 Analyser av innsendte svar i undersøkelsen

Etter at deltakerne har besvart undersøkelsen, kan du gå inn og se en analyse av svarene som er sendt inn. Dette gir deg et tydeligere og mer helhetlig bilde av hva deltakerne har svart, samt innsikt i trender og mønstre i tilbakemeldingene.

9.7 Tips for optimal bruk av undersøkelsesmodulen

• Bruk undersøkelsesmodulen regelmessig for å innhente tilbakemeldinger om varslingsprosessen.
• Sørg for å formulere klare og konsise spørsmål som gjør det enkelt for brukere å gi nyttige svar.
• Analyser resultatene nøye for å identifisere mulige forbedringsområder.

10.0 Innstillinger

10.1 Språk

Her kan du aktivere ønsket språk for portalen, slik at dere kan tilpasse varslingsportalen til brukernes behov. Dette gjør at varsleren får opp alt innhold på sitt valgte språk.

10.2 Funksjoner

Her konfigurerer du din portal. Last opp logo, velg tekst som vises på forsiden, bygg en trekkspillmeny eller endre fargelayout.

10.2.1 Tillat forespørsler med navn og identitet

Åpner portalen for at varsler kan sende inn sak/informasjonsforespørsel med navn og identitet.

10.2.2 Tillat anonym forspørsler

Gjør det mulig for varsleren å bruke portalen til å sende inn en sak anonymt.

10.2.3 Tillat flytting av saker

Hvis du har flere underportaler, gjør funksjonen det mulig å flytte saker mellom portalene.

10.2.4 La innsender velge direktemottaker

Funksjonen gjør at varsleren kan velge å sende varselet direkte til en saksbehandler. Da går saken rett til den valgte saksbehandleren uten at administrator får innsyn. Varsleren kan velge mellom de saksbehandlerne som er registrert i portalen.

10.2.4.1 informasjon om direktemottaker 

Når noen sender inn et varsel om kritikkverdige forhold i varslingsportalen, kan du endre teksten som vises i feltet der varsleren skal velge direktemottaker.

Denne funksjonen gjør det mulig å tilpasse portalen til ulike språk. Teksten du legger inn for et språk, vil vises i portalen for den språkversjonen.

Eksempel:

• I den norske versjonen kan feltet vises som:
  «Mener du at xxx er inhabil? Velg saksbehandler.»
  
• I den engelske versjonen kan det stå:
  «Do you consider xxx disqualified? Select case handler.»
  

Du kan selv endre teksten til det som passer best for din organisasjon og språkversjon.
Merk at dette feltet kun vises i varslingsinnsendelsesdokumentet når funksjonen «La innsender velge direktemottaker» er aktivert.

Slik ser varslingsskjemaet ut hvis det sendes inn gjennom den norske versjonen av skjemaet:

10.2.4.2 Når administrator er mottaker av direktesendt varsel

Når funksjonen for å sende varsel direkte til valgt saksbehandler er aktivert, vil varselet kun gå til den saksbehandleren som er valgt.

Dersom du som administrator er den eneste saksbehandleren i den aktuelle varslingssaken selv om det finnes flere saksbehandlere i portalen, vil du få opp administrator-fanen inne i varselet, også når du er logget inn som saksbehandler.

Dette skjer fordi varselet er direkte sendt til deg, og du dermed er den eneste brukeren som er tilknyttet akkurat denne varslingssaken.

10.2.5 La innsender selv sette kategori

Denne innstillingen åpner for at innsender kan velge kategori på varselet selv. Selv om funksjonen er aktivert, kan saksbehandler endre kategorien hvis en annen anses som mer passende

10.2.6 Innsender kan velge nivå/undernivå

Tillater varsler å velge nivå (portal) varselet skal sendes til. Dette kan være aktuelt i tilfeller der det er en organisasjon med flere nivåer (underportaler), for eksempel etter region eller land. Overordnet nivå (din portal) må ha denne aktivert.

10.2.7 QR-kode

QR-koden leder direkte til portalen. Denne kan skrives ut og henges opp på en varslingsplakat, eller tilgjengeliggjøres på intranettsiden.

10.2.8 Funksjoner

10.2.8.1 Aktiver mappeløsning

Aktiverer mappeløsning for innkommende varsler. Dette er en funksjon som gir mulighet til å organisere varslingssaker i mapper for enklere håndtering og oversikt.

10.2.8.2 Aktiver kommunikasjonsmodul

Aktiverer kommunikasjonsmodulen, som gjør at saksbehandler kan opprette dialog med eksterne parter.

10.2.8.3 Aktiver dokumentmodul

Aktiverer dokumentmodul, som gjør det mulig å opprette saksdokumenter.

10.2.8.4 Omgjør forsiden på denne portalen til en portalvelger

Aktivere forsiden som portalvelger. Det betyr at forsiden på denne portalen blir automatisk omgjort til en mer visuell portalvelger, som gjør det lettere å velge hvor saken skal sendes til. Må bare brukes dersom denne portalen har flere underportaler. Anbefaling: Bruk bilder med helt like formater på alle portalene, da ser det best ut.

10.2.9 Parametere

Under Parameters kan du:

• Laste opp logo for portalen
• Justerer logobredde (standard: 300 px)
• Legge til egendefinerte roller i skjema
• Erstatte teksten “Your workplace” med egen tekst
• Aktivere forside som portalvelger for enklere navigasjon ved flere underportaler

10.2.9.1 Last opp logo

Ved å klikke på «Velg fil» kan du laste opp ønsket logo for portalen.

10.2.9.2 Logo bredde

Ønsker du å justere pikselstørrelsen på logoen din for forsiden, kan du gjøre det her. Standardstørrelsen er satt til 300 px.

10.2.9.3 Tilpasset profilering 

Her kan du enkelt endre fargen på topplinjen, navigasjonslinjen eller knappene slik at portalen får det uttrykket du ønsker.

10.2.9.4 Egne roller i varslingsskjemaet

Administrator kan legge til egendefinerte roller som brukerne kan velge når de sender inn en varsling.

10.2.9.5 Erstatt “Ditt arbeidssted” med følgende:

Denne funksjonen lar deg endre navnet fra «Mitt arbeidssted» til et selvvalgt navn, for eksempel «Min klubb». Denne tilpasningen vises når en varsler sender inn et varsel, som en tittel over feltet der man angir hvilken type arbeidssted varsleren kommer fra.

10.3 Kategorier og koder

Opprett kategorier og koder for å få bedre oversikt over varslingssakene dine.

10.3.1 Kategorier

Opprett kategorier for å gi saksbehandler bedre oversikt og mulighet til å kategorisere saker, filtrere i innboksen og skape statistikk.

For å legge til en ny kategori fyller du inn navnet på kategorien, klikker “Opprett ny kategori”, og deretter kan saksbehandlere velge kategorien under saksbehandlingen.

Dette er også noe de som sender inn varselet kan gjøre dersom funksjonen er slått på, slik at de kan velge en kategori når de sender inn varselet. Saksbehandler kan fortsatt gjennomgå og endre kategorien senere ved behov.

10.3.2 Avslutningskoder

Brukes når en sak lukkes og ansees som ferdig behandlet.

Fyll ut navnet på koden og klikk “Opprett ny avslutningskode”. Avslutningskoden kan nå velges når en sak skal avsluttes.

10.3.3 Avvisningskoder

Brukes når en sak avvises (for eks. på bakgrunn av manglende informasjon eller dersom det ikke er en reell varslingssak).

Fyll inn navn på koden og klikk “Opprett ny avvisningskode”. Avvisningskoden kan nå velges når saken skal avvises.

10.3.4 Toppnivå og underportaler

Dersom du har flere underportaler, kan kategorier og koder opprettes på toppnivå. Disse vil da automatisk være tilgjengelige i alle underportaler. Dette gjør at du slipper å legge inn de samme kategoriene og kodene i hver enkelt underportal, noe som sparer tid og sikrer en enhetlig struktur.

Hvis en underportal har behov for egne kategorier eller koder, eller dersom navn eller formuleringer skal være annerledes enn på toppnivå, kan dette settes opp direkte i den aktuelle underportalen. Endringer som gjøres i en underportal vil kun gjelde for denne, og vil ikke påvirke toppnivået eller andre underportaler.

10.4 Tekster og innhold

Under “Tekst og innhold” kan du opprette og redigere innholdet som vises på forsiden av portalen din. Du kan også legge til tekster for de språkene du har aktivert.

10.4.1 Informasjon om innmelding (nedtrykksmeny)

Påse at det ikke eksisterer unødvendig mellomrom eller luft i tekst under. Teksten vil automatisk bli bygget inn i en nedtrekksmeny som vises på forsiden. Bruk “Heading 1” for hovedoverskrifter.

10.4.2 Egendefinerte maler (vil bli oppdatert, midlertidlig brukerveiledning)

Du kan også legge til egendefinerte felter ved å klikke på “Legg til nytt felt”. Da får du muligheten til å velge type fra en nedtrekksmeny, skrive inn en etikett, og deretter velge språk. For å legge til feltet slik at det vises på forsiden av portalen din, klikker du “Lagre felt”. Alle feltene du selv oppretter, vil bli samlet under seksjonen for egendefinerte felter.

Legg til nytt felt:

Egendefinerte felt:

Varsler funksjon:

10.5 Mine maler

Administrer dine egendefinerte maler

10.5.1 Standard maler

Inne i portalen finnes det standardmaler som kan brukes.

10.5.2 Opprett “Ny mal”

Trykk på “Ny mal», deretter fyll ut Malnavn, samt språk, samt innhold.

Trykk “Lagre”

Din mal vil nå være tilgjengelig for alle administratorer samt saksbehandlere under “Saksdokumenter” i alle varsler.

10.6 SSO

Konfigurer Single Sign-On (SSO) -innstillinger for portalen din

10.6.1 Aktiver global SSO for Azure / Entra ID

Aktivere SSO fra Azure / Entra ID til alle brukere i den gitte portal.

10.6.2 Aktiver global SSO for LinkedIN

Aktiver SSO fra LinkedIn til alle brukere i den gitte portalen.

10.6.3 Aktiver global SSO for Google

Aktiver SSO fra Google til alle brukere i den gitte portalen.

10.6.4 Krev SSO for brukere

Krev SSO for alle brukere i portalen (Kontakt Digitaliq AS for å få dette aktivert) ([email protected]).

10.6.5 Krev tofaktor-autentisering for brukere

Krev tofaktor-autentisering for alle brukere (Kontakt Digitaliq AS for å få dette aktivert) ([email protected]).

10.7 Utvidelser

Utvidelser finner du under Innstillinger i portalen. Her kan administratorer velge hvilke ekstra funksjoner som skal være tilgjengelige.
Du kan når som helst aktivere eller deaktivere utvidelser ved å huke dem av eller på, og deretter lagre endringene.

10.7.1 Tilgjengelige utvidelser

Dokumentbank
Dokumentbank er aktivert som standard og gir tilgang til lagring og deling av dokumenter i portalen.
Ønsker du ikke å bruke dokumentbanken, kan den deaktiveres.

Digitaliq Survey
Denne utvidelsen gir mulighet til å opprette og administrere undersøkelser direkte i portalen.
Utvidelsen er deaktivert som standard og må aktiveres manuelt.

Digitaliq AI: Oppsummering
Med denne utvidelsen kan administratorer generere og lagre AI-baserte oppsummeringer av saker.
Utvidelsen bruker tilgjengelige AI-kreditter.
Tilgjengelige AI-kreditter: 50

11.0 Digitaliq AI

11.1 AI-Generert oppsummering av varslingssaker

Les mer her: https://support.digitaliq.no/digitaliqai/

Funksjonsoversikt:

Oppsummeringsfunksjonen er et støtteverktøy som gjør det mulig å generere AI-baserte oppsummeringer direkte i saken, uten at informasjon forlater sikre og etterlevelsesgodkjente systemer. Løsningen følger etablerte krav til personvern, tilgangsstyring og datakontroll.

AI-oppsummeringen er kun et hjelpemiddel, og saksbehandler har alltid det fulle og endelige ansvaret for alle faglige vurderinger og beslutninger.

AI-kreditter:

• Tilgjengelige AI-kreditter: 50
• Kreditter brukes hver gang en AI-oppsummering genereres.
• Det kan kjøpes flere AI-kreditter ved behov.

Aktivering og deaktivering:

Funksjonen kan aktiveres eller deaktiveres under:
Innstillinger → Utvidelser